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Formation : Gagner du temps et s’organiser avec Outlook 2010 – 2 jours


Outil d’organisation et de communication, Outlook 2010 contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook 2010 recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, indicateurs, catégories, partage d’agendas, de contacts, … Mais comment les exploiter au quotidien ? Cette formation vous permet d’acquérir la maîtrise des fonctionnalités avancées d’Outlook 2010 et vous apporte des solutions pour les adapter à votre activité et mieux vous organiser.

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Le programme de la formation

1/ Personnaliser Outlook 2010 pour l’adapter à son activité

  • Paramétrer les options d’Outlook pour gagner du temps.
  • Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.

2/ Traiter un volume important de mails, organiser le classement et l’archivage

  • Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP.
  • Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils de recherche.
  • Créer des fichiers de données (pst) pour désengorger sa boîte à lettres.
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement ses mails.
  • Enregistrer des actions rapides pour les manipulations les plus courantes : transfert, classement, modèles, …
  • Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
  • Gérer ses mails pendant son absence.
  • Filtrer le courrier indésirable (Spam).
  • Paramétrer l’archivage automatique.

3/ Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens

  • Compresser pour optimiser (zip).
  • Protéger ses fichiers (format pdf).
  • Adresser des liens hypertextes.

4/ Gérer son carnet d’adresses

  • Créer ses propres contacts et listes de distribution.
  • Regrouper ses contacts par catégorie.
  • Échanger des cartes de visite.
  • Importer et exporter des contacts.
  • Opérer un publipostage.

5/ Planifier, organiser et prioriser ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels.
  • Créer des « pense-bêtes » : les notes.

6/ Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts.
  • Définir les autorisations d’accès.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches.

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