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Formation : Spécial Assistant(e)s : Gagner du temps, s’organiser et gérer les priorités 2 jours


Vous êtes un(e) assistant(e) Overbooké(e), stressé(e), vous avez parfois l’impression que le temps vous échappe. Tous les travaux qui vous sont confiés sont « urgents ».

Vous ne vous êtes pas arrété(e) de la journée, vous ne savez pas où votre temps est passé et vous n’avez pas géré vos priorités.

Si ces situations vous semblent familières au sein de votre métier d’assistant(e), la formation « Gagner du temps, s’organiser et gérer les priorités » est faite pour vous. Dans cette formation à la gestion du temps, vous trouverez les moyens de retrouver la maîtrise de votre fonction d’assistant(e).

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Le programme de la formation

1 Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l’assistant(e) super-lucide

  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d’assistant(e).
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.
  • Évaluer ses marges de manœuvre.

Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.

2 Gérer ses priorités : l’assistant(e) super-efficace

  • Clarifier les attentes du manager et de l’équipe.
  • Identifier les priorités de sa fonction d’assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée.
  • Distinguer l’urgence de l’importance et bâtir sa matrice des priorités.

Exercice d’application : démêler les priorités d’une liste chargée.

3 Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l’assistant(e) super-organisé(e)

  • Maîtriser les 5 leviers d’une organisation efficace.
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l’essentiel en cas de surcharge.
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l’agenda électronique.
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d’assistant(e).

Exercice d’application : organiser avec succès la journée mouvementée de Gontran.

4 Gérer son temps en relation avec le manager et l’équipe : l’assistant(e) super- affirmé(e)

  • Faciliter l’accès aux informations pour favoriser l’autonomie de l’équipe.
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c’est nécessaire.
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous.

Simulations : proposer des solutions d’organisation pérennes à son entourage.

5 Activité(s) à distance

  • Pour s’entraîner sur des sujets abordés en formation : un module e-learning « Gestion du temps : savoir dire non aux sollicitations importunes ».
  • Pour illustrer un apport de connaissances : un vidéocast « Gérer efficacement ses e-mails ».
  • Pour découvrir un nouvel outil/une nouvelle technique : une visio formation.

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